الإجابة المختصرة: تختصر أتمتة المراسلات وقت المعالجة وترفع اتساق الصياغة عبر دعم كل مرحلة من دورة الوثيقة، مع بقاء الاعتماد والإرسال النهائي بيد الأشخاص المخولين.
مسار العمل
- استلام المراسلات من القنوات المعتمدة.
- تصنيف الوثيقة وتحديد الجهة المسؤولة.
- توجيهها وفق سلسلة الاعتماد في المؤسسة.
- إعداد مسودة بالسجل والأسلوب العربي المناسبين.
- عرض المسودة ومصادرها للمراجعة البشرية.
- حفظ النسخة المعتمدة وسجل الإجراءات.
مصمم للعربية المهنية
تتغير صياغة الخطاب الرسمي بحسب المخاطَب والتسلسل الإداري والمصطلحات ونوع الوثيقة وأعراف المؤسسة. لذلك نبني النظام واختباراته على النماذج المعتمدة ومعايير اللغة لدى الجهة نفسها.
يتكامل مع بيئتكم الحالية
يمكن ربط النظام بإدارة الوثائق والبريد والسجل والأرشيف وفق البنية المعتمدة، ليعزز النظام المرجعي القائم بدلاً من إنشاء قناة منفصلة.
الرقابة والمساءلة
- صلاحيات وصول واعتماد بحسب الدور.
- إظهار المراجع للمراجع البشري.
- سجل للإصدارات والإجراءات.
- ضوابط واضحة للاحتفاظ بالبيانات وموقعها.
- اختبارات لجودة اللغة ودقة سير العمل.
أسئلة شائعة
هل يرسل النظام المراسلات تلقائياً؟
تحدد قواعد الاعتماد أثناء التصميم، ويمكن اشتراط مراجعة الشخص المخول وموافقته قبل الإرسال.
هل يتعلم مصطلحاتنا وقوالبنا؟
نعم. نستخدم القوالب والمصطلحات والأمثلة والسياسات المعتمدة لتهيئة النظام واختباره.
ما أتمتة المراسلات العربية؟
تدعم الاستلام والتصنيف والتوجيه والصياغة والاعتماد والأرشفة للوثائق الرسمية، مع بقاء سلطة الإصدار لدى المخوّلين.
هل يكفي تعريب النموذج؟
لا. العمل الرسمي بالعربية يعتمد أيضاً على السجل والصياغة والمصطلحات ومسار الاعتماد وسلوك الأرشيف.
من يملك النظام بعد التسليم؟
المؤسسة. التدريب والتوثيق والتسليم جزء من العمل حتى يتمكّن فريقكم من التشغيل والتحسين.